Firmen- und Büroumzug nach Fürstenwalde

Anfahrt

Die Reihenfolge entscheidet über die Ausfallzeit

Ein Büroumzug ist keine größere Wohnung, sondern eine andere Aufgabe. Der Maßstab ist nicht der Preis je Kubikmeter, sondern die Zahl der Stunden, in denen niemand arbeiten kann. Deshalb beginnt die Planung am Zielort: Erst steht fest, welcher Arbeitsplatz wohin kommt, dann ergibt sich rückwärts, in welcher Reihenfolge am alten Standort abgebaut und verladen wird. Alles Weitere richtet sich nach dieser Reihenfolge, auch die Zahl der Fahrzeuge.

Wir arbeiten mit einem Stellplan, in dem jeder Raum eine Nummer trägt und jeder Arbeitsplatz eine Kennung. Dieselbe Kennung klebt auf Schreibtisch, Rollcontainer, Bildschirm und Aktenkiste. Am Zielort steht die Nummer an der Tür, und die Kräfte tragen ohne Rückfragen. Diese eine Vorbereitung spart bei zehn Arbeitsplätzen erfahrungsgemäß mehr Zeit als jeder zusätzliche Träger. Der Plan hängt am Umzugstag an beiden Eingängen aus, damit auch zusätzlich eingesetzte Kräfte ohne Einweisung wissen, wohin ein Rollcontainer gehört.

1. 1 Besichtigung an beiden Standorten mit Zählung der Arbeitsplätze
2. 2 Stellplan erstellen, Räume nummerieren, Arbeitsplätze kennzeichnen
3. 3 Packtag: Akten in nummerierte Kisten, Technik getrennt vorbereiten
4. 4 Umzugstag: abbauen, verladen, nach Stellplan wieder aufstellen
5. 5 Abnahme im neuen Büro, Restkisten und Leergut abholen

Aufmaß

Akten so packen, dass die Ordnung bleibt

Akten sind schwerer als jeder Hausrat und empfindlicher gegen Unordnung. Eine Kiste mit Ordnern wiegt schnell über zwanzig Kilo, deshalb werden Kisten nur zu zwei Dritteln gefüllt und niemals hoch gestapelt getragen. Wichtiger noch ist die Reihenfolge: Ordner wandern in derselben Abfolge in die Kiste, in der sie im Regal standen, und die Kiste bekommt Regal- und Fachnummer. Beschriftet wird an der Stirnseite und nicht auf dem Deckel.

So lässt sich am Zielort in einem Durchgang wieder einräumen, statt tagelang zu suchen. Für laufende Vorgänge lohnt eine getrennt gekennzeichnete Kiste, die als Erste ausgepackt wird. Unterlagen mit Personenbezug bleiben in verschlossenen Behältern und werden nicht offen transportiert, das ist keine Förmlichkeit, sondern schlicht Pflicht. Planen Sie für das Einräumen einen eigenen Zeitblock ein, sonst wandern die Kisten in eine Ecke und bleiben dort bis zum nächsten Quartalsende stehen.

Wenn Sie ohnehin ausmisten wollen, ist der Umzug der richtige Zeitpunkt. Was weg kann, nehmen wir als Räumung mit, ab 39 Euro je Kubikmeter. Vernichtungspflichtige Unterlagen gehören allerdings nicht in eine normale Räumung, dafür brauchen Sie einen Entsorger mit Nachweis. Sortieren Sie deshalb vor dem Packtag aus, was vernichtet werden muss, und stellen Sie es getrennt ab. Am Umzugstag ist für diese Unterscheidung keine Zeit mehr.

Ablauf

Technik: was wir übernehmen und was nicht

Bildschirme, Dockingstationen, Drucker und Rechner transportieren wir gepolstert und getrennt vom Mobiliar. Kabel werden je Arbeitsplatz gebündelt und mit derselben Kennung versehen wie der Schreibtisch, sonst fehlt am Zielort genau ein Netzteil. Wo noch Originalkartons vorhanden sind, nutzen wir die, ansonsten Noppenfolie, 19 Euro für 50 Meter. Tastatur und Maus fahren mit dem zugehörigen Rechner, damit an keinem Platz ein Einzelteil fehlt, das den Start am nächsten Morgen aufhält.

Was wir nicht übernehmen, ist die Netzwerkseite: Serverkonfiguration, Verkabelung im Rack und die Inbetriebnahme der Systeme gehören zu Ihrer IT oder zu Ihrem Dienstleister. Sinnvoll ist, dass diese Person am Zielort da ist, wenn die letzten Kisten kommen. Dann laufen Aufbau und Inbetriebnahme parallel, statt sich um einen Tag zu versetzen. Wir stellen die Geräte an den vorgesehenen Platz und schließen an, was steckbar ist.

Preis

Zufahrt, Ladezone und Gebäudeauflagen

An Gewerbeobjekten scheitert selten der Transport, sondern die Zufahrt. Klären Sie vorab, ob es eine Anlieferzone gibt, wie hoch eine Tiefgarageneinfahrt ist und ob der Aufzug für Lasten freigegeben werden muss. Viele Verwaltungen verlangen eine Anmeldung, manche geben Lastenaufzüge nur zu bestimmten Zeiten frei. Diese Auskünfte kosten ein Telefonat und retten den Zeitplan. Fragen Sie zusätzlich, ob für den Lastenaufzug eine Schlüsselkarte nötig ist und wer sie am Umzugstag ausgibt.

Wo kein Platz vor der Tür ist, richten wir eine freie Ladefläche ein: ab 89 Euro für beide Anschriften, ab 59 Euro für eine. Bei einem Umzug, der nach Stunden läuft, ist das eine Investition, die sich fast immer trägt, weil jeder Meter Tragweg mit der Zahl der Gänge multipliziert wird. Bei zwanzig Arbeitsplätzen sind das schnell zweihundert Wege. Das gilt an beiden Standorten gleichermaßen.

Nicht vergessen: der Schutz im Gebäude. Aufzugkabine, Türzargen und empfindliche Böden bekommen Abdeckung, bevor die erste Kiste kommt. Das verlangen viele Verwaltungen ausdrücklich, und es verhindert Diskussionen bei der Rückgabe der alten Flächen. Auch der Weg vom Eingang bis zum Aufzug bekommt Bahnen, wenn dort Teppich liegt. Die Abdeckung bringen wir mit und nehmen sie am Ende wieder mit, damit im Gebäude nichts liegen bleibt.

Vorbereitung

Wie wir den Aufwand kalkulieren

Für ein belastbares Angebot brauchen wir vier Zahlen: die Zahl der Arbeitsplätze, die laufenden Regalmeter Akten, die Etagen mit und ohne Aufzug an beiden Standorten und die Zahl der Sondergüter wie Tresore oder Großkopierer. Aus diesen Angaben ergeben sich Kräfte, Fahrzeuge und Stundenzahl. Alles Weitere ist Erfahrung, aber ohne diese vier Werte wird jede Schätzung zum Raten. Fotos der Räume helfen zusätzlich, ersetzen die Besichtigung aber nicht.

Abgerechnet wird nach Zeit: Umzugswagen mit zwei Kräften ab 48 Euro je Stunde, ein zweiter Wagen auf derselben Tour 24 Euro je Stunde, Ab- und Aufbau der Arbeitsplätze ab 28 Euro je Stunde und Kraft. Mindestens werden zwei Stunden berechnet. Wenn unsere Kräfte auch packen sollen, kommen ab 25 Euro je Stunde hinzu. Alle Beträge inklusive Mehrwertsteuer. Die Schätzung im Angebot nennt eine Spanne und keine einzelne Zahl.

Anfahrt

Der Zeitplan rund um den Umzugstag

Bewährt hat sich eine Aufteilung auf zwei Tage. Am ersten Tag wird gepackt und alles vorbereitet, was den laufenden Betrieb nicht stört: Archiv, Lager, Reserveräume, Bilder, Pflanzen. Am zweiten Tag folgen Arbeitsplätze und Technik. So bleibt der Betrieb am Packtag weitgehend arbeitsfähig und die eigentliche Unterbrechung schrumpft auf einen Tag. Wer am Packtag ohnehin wenig zu tun hat, kann diesen Tag zusätzlich zum Aussortieren nutzen, statt Altlasten mitzunehmen.

Für die Feinabstimmung nennen Sie uns eine verantwortliche Person je Standort, die Entscheidungen treffen darf. Zwei Ansprechpartner, die sich abwechseln, kosten mehr Zeit als ein zusätzlicher Träger einspart. Unser Büro erreichen Sie für Absprachen Montag bis Freitag von 09:00 bis 18:00 Uhr. Diese Person sollte den Stellplan kennen, Zugang zu allen Räumen haben und am Umzugstag keine anderen Termine übernehmen, sonst steht die Kolonne und wartet auf eine Entscheidung.