Umfang
Worin sich ein Firmenumzug vom Wohnungsumzug unterscheidet
Beim Wohnungsumzug zählt vor allem, dass am Ende des Tages alles drin ist. Bei einem Betrieb zählt, dass am nächsten Morgen wieder gearbeitet werden kann. Diese eine Anforderung verändert die gesamte Planung: Wir laden nicht raumweise, sondern nach Arbeitsplätzen, kennzeichnen jede Einheit mit einer Nummer und übertragen dieselbe Nummer auf einen Plan des neuen Standorts. Wer am Umzugstag frei hat, findet seinen Schreibtisch trotzdem vollständig vor.
Der zweite Unterschied ist die Zeitachse. Ein Betrieb steht selten still, deshalb legen wir die Arbeit in das Fenster, in dem sie am wenigsten kostet, etwa in eine Woche mit geringer Auslastung oder an den Tag, an dem der Kundenverkehr am schwächsten ist. Was in welcher Reihenfolge abgebaut wird, klären wir vorher, damit Kasse, Telefon oder Behandlungsraum so lange wie möglich nutzbar bleiben.
Der dritte Unterschied betrifft die Verantwortung. In einem Haushalt entscheidet meist eine Person. In einem Betrieb gibt es Technik, Vermieter, Datenschutz und oft mehrere Abteilungen. Wir brauchen deshalb eine Ansprechperson mit Entscheidungsbefugnis, die am Umzugstag erreichbar ist. Ohne diese Person werden aus kleinen Fragen lange Standzeiten, und Standzeiten sind der teuerste Teil jedes Umzugs. Wer diese Rolle übernimmt, sollte im Angebot festgehalten sein und am Umzugstag telefonisch erreichbar bleiben.
Vorbereitung
Den Termin in das ruhigste Fenster legen
Der günstigste Zeitpunkt ist selten der bequemste. Ein Ladengeschäft verliert am wenigsten, wenn der schwächste Tag der Woche genutzt wird. Eine Praxis nimmt lieber einen Tag ohne Sprechstunde. Ein Büro verlegt gern in eine Zeit, in der ohnehin viele Mitarbeiter frei haben. Wir richten die Startzeit an diesem Fenster aus, nicht umgekehrt. Abgestimmt wird das mit unserem Büro, erreichbar von Montag bis Freitag zwischen 09:00 und 18:00 Uhr.
Für die Planung brauchen wir früh drei Angaben: den letzten Arbeitstag am alten Standort, den ersten am neuen und alles, was dazwischen fest steht. Dazu gehören Schlüsselübergabe, Rückgabe an den Vermieter, Anschlusstermine für Netzwerk und Telefon sowie Lieferungen neuer Möbel. Aus diesen Fixpunkten ergibt sich das Zeitfenster, in das wir unsere Arbeit legen. Fehlt einer dieser Punkte noch, planen wir vorläufig und schreiben ins Angebot, welche Angabe wir nachgereicht brauchen.
Wenn das Fenster zu eng ist, sagen wir das offen. Lieber verteilen wir den Umzug auf zwei Etappen, als einen Zeitplan zu versprechen, der am Ende nicht aufgeht. Wo eine Etappenlösung sinnvoll ist, gehen meist Lagerbestand und Archiv zuerst und die Arbeitsplätze zuletzt, weil sie am kürzesten fehlen dürfen. Diese Aufteilung besprechen wir vor der Zusage, damit Sie wissen, an welchem Tag welcher Teil des Betriebs eingeschränkt ist.
Durchführung
Der Ablauf von der Anfrage bis zum ersten Arbeitstag
Wir halten uns bei Betrieben an eine feste Reihenfolge. Sie sorgt dafür, dass am Umzugstag nichts mehr geklärt werden muss, was vorher hätte geklärt werden können. Jeder Schritt hat ein Ergebnis, das schriftlich vorliegt: eine Zahl, ein Plan oder eine Bestätigung. Damit lässt sich später nachvollziehen, worauf die Planung beruht, und niemand muss sich auf mündliche Zusagen verlassen. Ändert sich etwas, ändert sich der betroffene Schritt und nicht der gesamte Ablauf.
Die Nummerierung ist der wichtigste Teil daran. Jede Einheit, ob Rollcontainer, Karton oder Bildschirm, bekommt eine Nummer, die auf dem Raumplan des neuen Standorts wiederkehrt. Dadurch entfällt am Zielort das Suchen, und der Aufbau geht deutlich schneller als das Beladen. Voraussetzung ist, dass der Raumplan vor dem Umzugstag steht und dass im Betrieb bekannt ist, welche Nummer zu welchem Platz gehört. Diese Abstimmung kostet eine Stunde und spart am Umzugstag ein Vielfaches davon.
- 1 Aufmaß an beiden Standorten mit Zählung der Arbeitsplätze, Schränke und Lagerflächen
- 2 Schriftliches Angebot mit Zeitfenster, Fahrzeugen, Zahl der Kräfte und Zusatzposten
- 3 Raumplan des neuen Standorts erstellen und Nummern vergeben
- 4 Beschriftung, Packmaterial und bei Bedarf Aktenbehälter vorab liefern
- 5 Umzugstag: abbauen, laden, fahren, nach Nummern verteilen, aufbauen
- 6 Kurzer Rundgang zur Abnahme, danach Rückgabe des Leihmaterials
Kosten
Akten, Datenträger und Technik
Unterlagen mit Personenbezug fahren nicht offen mit. Wir liefern verschließbare Behälter, die am alten Standort befüllt und verschlossen werden und am Zielort verschlossen ankommen. Wer sie öffnet, entscheiden Sie. Auf Wunsch quittieren wir Anzahl und Nummern der Behälter bei Übernahme und bei Ablieferung, damit die Kette lückenlos dokumentiert ist. Behälter, die verschlossen bleiben sollen, kennzeichnen wir zusätzlich, damit sie am Zielort nicht versehentlich geöffnet werden.
Rechner und Bildschirme transportieren wir stehend beziehungsweise in Schaumstoff, Kabel bleiben pro Arbeitsplatz gebündelt und beschriftet in einem eigenen Beutel. Das Trennen und Wiederanstecken der Geräte übernehmen wir nur nach ausdrücklicher Absprache und ohne Eingriff in Software oder Netzwerkeinstellungen. Für Server, Telefonanlagen und aktive Netzwerktechnik gilt: Ab- und Anklemmen macht Ihre IT, den Transport machen wir. Diese Trennung sollte im Zeitplan stehen, damit Ihre Technik nicht auf uns wartet und wir nicht auf Ihre Technik.
Sperrige Sonderstücke aus Werkstatt oder Laden schauen wir uns immer einzeln an. Eine Standbohrmaschine, ein Kühltresen oder ein Tresor sind keine Frage der Kubikmeter, sondern der Zugänge, des Gewichts und der Verankerung. Solche Stücke bekommen im Angebot eine eigene Zeile mit dem dafür nötigen Gerät und der Zahl der Kräfte. Ist ein Stück fest mit Boden oder Wand verbunden, muss es vor dem Umzugstag gelöst sein, denn das Lösen selbst gehört nicht zu unserer Arbeit.
Grenzen
Was wir nicht übernehmen
Wir klemmen keine elektrischen Festanschlüsse ab und schließen keine an. Das betrifft Herde und Durchlauferhitzer ebenso wie fest verdrahtete Beleuchtung, Kassensysteme mit Festanschluss oder medizinische Geräte. Wir stellen das Gerät an seinen Platz, die Inbetriebnahme macht der Fachbetrieb. Dasselbe gilt für Wasser- und Gasleitungen sowie für alles, was eine Abnahme braucht. Sagen Sie uns beim Aufmaß, welche Geräte betroffen sind, dann steht im Angebot, bis wann Ihr Fachbetrieb vor Ort sein muss.
Ebenfalls nicht in unserem Umfang: Software, Datenmigration, Umzug von Telefonnummern und Verträgen, Renovierung der alten Fläche und die Auseinandersetzung mit dem Vermieter über den Zustand bei Rückgabe. Was am alten Standort zurückbleiben soll und entsorgt werden muss, können wir dagegen als Räumung nach Zeitaufwand ab 15 Euro je Stunde oder nach Volumen ab 39 Euro je Kubikmeter mitrechnen. Das lohnt sich meist, weil dafür weder ein zweiter Termin noch eine zweite Anfahrt nötig sind.
Umfang
Preise und Abrechnung bei gewerblichen Aufträgen
Gerechnet wird nach Zeit oder als Festpreis. Nach Zeit liegt der Kastenwagen mit 12 Kubikmetern und Fahrer bei 44 Euro je Stunde, der Umzugswagen mit 21 Kubikmetern und Fahrer bei 46 Euro, mit zwei Kräften bei 48 Euro. Ein zweiter Wagen auf derselben Tour kostet 24 Euro je Stunde, eine weitere Kraft für Ab- und Aufbau ab 28 Euro. Mindestens werden zwei Stunden berechnet, danach viertelstundengenau.
Zusatzposten sind gesondert ausgewiesen: die freie Ladefläche vor der Tür ab 89 Euro für beide Anschriften oder ab 59 Euro für eine, der Aufzug am Fenster bis zur vierten Etage ab 179 Euro und das Packen durch unsere Kräfte ab 25 Euro je Stunde. Alle Beträge verstehen sich inklusive Mehrwertsteuer und sind auf der Rechnung mit ausgewiesener Steuer nachvollziehbar. Fällt ein Posten weg, weil Sie ihn selbst erledigen, verschwindet er ersatzlos aus der Rechnung.
Ein Festpreis ist bei Betrieben dann sinnvoll, wenn der Umfang klar begrenzt ist, etwa bei einer feststehenden Zahl von Arbeitsplätzen ohne Lager. Sobald Archiv, Werkstatt oder ein unklarer Kellerbestand dazukommen, ist die Zeitabrechnung meist günstiger, weil wir dann keinen Sicherheitsaufschlag einpreisen müssen. Welche Variante wir empfehlen, steht mit Begründung im Angebot. Beides lässt sich auch kombinieren: der planbare Teil zum Festpreis, das Archiv nach Zeit. Bei größeren Betrieben ist das der häufigste Weg.